Relacionamento com a mídia:
O primeiro contato da imprensa com a Unicamp acontece por meio do setor dedicado ao Relacionamento com a Mídia, o qual realiza todo o processo de atendimento, desde a solicitação até o acompanhamento da equipe de reportagem (quando necessário), durante a entrevista e a captação das imagens.
Esse setor procura manter um estreito relacionamento com a mídia baseado numa via dupla de interesses: atendendo às solicitações de forma ágil e precisa, e oferecendo informações de interesse jornalístico, a fim de promover a divulgação dos assuntos que a Unicamp pretende divulgar.
Entre suas funções, destacam-se:
Intermediar o contato do jornalista com a Universidade;
Redigir e enviar informações para a mídia por meio de press releases (textos informativos com enfoque jornalístico);
Oferecer sugestões de pauta (assuntos que podem interessar à mídia);
Abrir espaços para entrevistas exclusivas;
Organizar entrevistas coletivas;
Redigir e buscar oportunidades para a publicação de artigos assinados sobre temas de interesse da Unicamp;
Gerenciar crises;
Orientar os docentes e os pesquisadores sobre como se portarem durante as entrevistas, e como lidarem com as informações a serem repassadas aos jornalistas;
Analisar a exposição da Unicamp na mídia para sugerir as melhores maneiras de construir e preservar a sua boa imagem;
Acompanhar entrevistas em assuntos de grande repercussão.
A excelência no atendimento ao público deve ser um objetivo comum para todos os órgãos que lidam com a comunicação institucional. Todos os profissionais envolvidos nessa atividade devem dispor de informações básicas sobre a Unicamp e empenhar-se para que o relacionamento com os públicos externo e interno reforce a boa imagem institucional. Para tanto, devem atender às solicitações de forma rápida e eficaz.
A agilidade, a cordialidade e o profissionalismo devem ser atributos do relacionamento com todos os públicos. Quando, por algum motivo, a Universidade, por qualquer uma de suas fontes, não puder atender a uma solicitação, este fato deverá ser comunicado explicitamente ao interessado, com as razões que o justificam. Isso significa que a Unicamp não precisa, obrigatoriamente, se pronunciar sobre qualquer assunto requerido, mas não deve deixar de dar retorno a essa solicitação. Uma justificativa para um não pronunciamento da Universidade sobre um fato qualquer, ainda que possa frustrar o interessado, é uma alternativa preferível ao silêncio.
Fontes e temas a elas associados:
Para disciplinar o contato com a imprensa e com os formadores de opinião, a Área de Comunicação Institucional se valerá de suas fontes institucionais, revestidas da legitimidade e da autoridade de seus cargos e funções, a saber: o reitor, os pró-reitores, os diretores das unidades e órgãos, pesquisadores, professores, estudantes e funcionários.
Ao reitor e aos pró-reitores fica reservada a resposta oficial quando a Universidade for chamada a manifestar-se publicamente sobre assuntos de relevância institucional, de grande repercussão ou polêmicos. As demandas dessa natureza deverão ser necessariamente intermediadas pela Área de Comunicação Institucional.
As diretorias das unidades e órgãos tratam dos assuntos específicos do seu setor de trabalho, enquanto pesquisadores e professores abordam temas específicos de suas respectivas áreas de conhecimento. Em ambos os casos, quando solicitados a falar em nome da Unicamp sobre temas de caráter institucional, bem como temas polêmicos ou com risco de exposição negativa da Universidade, devem reportar-se à Área de Comunicação Institucional, que assumirá a intermediação com base nos critérios estabelecidos pela política de comunicação institucional.
Como regra geral, qualquer profissional da Unicamp pode exercer seu direito de liberdade de expressão e manifestar-se sobre assuntos de sua área de competência profissional, sem representar oficialmente a Universidade, seja por artigos publicados na mídia externa, seja como fontes em reportagens para veículos de grande circulação. Nesse caso, as informações e opiniões veiculadas são de responsabilidade do autor ou fonte.
Contestações, temas polêmicos e situações emergenciais:
As contestações, temas polêmicos e situações emergenciais deverão ser tratados com profissionalismo, equilíbrio e sobriedade. Se o fato abordado implicar no risco de exposição negativa da Universidade, somente a Área de Comunicação Institucional poderá decidir sobre a conveniência do contato com a mídia, orientar ou delegar a quem julgar necessário.
Nos casos em que a Universidade, enquanto instituição pública, for chamada pelos veículos de comunicação a manifestar-se sobre temas polêmicos, caberá à Área de Comunicação Institucional fazer a interface entre a mídia externa e a reitoria (ou a quem seja delegada essa atribuição), que decidirá sobre a conveniência de uma manifestação oficial e o conteúdo do discurso institucional.
Na ocorrência de situações emergenciais numa determinada unidade ou órgão, em que haja exposição pública da Universidade, a unidade ou órgão em questão deverão contatar a Área de Comunicação Institucional relatando o assunto antes de fornecer informações de caráter institucional. Caberá à Área de Comunicação Institucional tomar as providências necessárias para conduzir o processo de comunicação institucional.
Gerenciamento de crise:
Em situações emergenciais com risco para a imagem da Unicamp, a Área de Comunicação Institucional deverá constituir um “comitê de gerenciamento de crise”, que se dedicará integralmente ao caso abordado. Esse comitê poderá integrar profissionais de outras áreas da Universidade cuja competência técnica e autoridade administrativa constituam fatores indispensáveis para a condução do processo de comunicação institucional.
FOTOS, VÍDEOS E IMAGENS:
A realização de fotos, vídeos e áudios nas áreas internas das unidades de ensino, pesquisa e extensão dos campi da Unicamp somente é permitida com autorização e orientação do responsável pela comunicação da unidade/órgão. Em caso de dúvida, a Área de Comunicação deverá ser consultada.
Considerando o complexo hospitalar da Unicamp, que compreende o Hospital de Clínicas (HC), o Hospital da Mulher “Prof. Dr. José A. Pinotti” (Caism), o Hemocentro, o Gastrocentro e o Hospital Estadual Sumaré (HES), deve-se ter o máximo cuidado para preservar a imagem do paciente, principalmente das crianças, a fim de evitar sua exposição e futuros processos judiciais por uso indevido de imagem. É imprescindível a autorização, por escrito, da pessoa ou do responsável, quando produzidos fotografia, vídeo ou áudio do paciente e de setores das áreas internas desses locais.
BANCO DE FONTES:
Dentre as principais solicitações de entrevistas recebidas pela Área de Comunicação Institucional estão as pesquisas da Universidade e a repercussão de assuntos em pauta na mídia. Essas entrevistas permitem que a Unicamp apareça em diversos veículos nacionais e internacionais de comunicação.
Para atender à imprensa da melhor maneira possível, não deixando perguntas sem respostas a Área de Comunicação Institucional mantém um banco eletrônico de fontes de informação, permitindo que o trabalho do atendimento seja mais rápido e eficaz. Por isso é fundamental que informações sobre as fontes sejam mantidas sempre atualizadas (ramal da unidade, celular, telefone fixo, e e-mail institucional e pessoal, se assim desejar). Essas informações são disponibilizadas apenas com a autorização expressa dos interessados.
