 |
É
preciso arte para administrar
A DGA faz uso de recursos inesperados para mostrar
a face humana de um trabalho tido como burocrático
Se
for preciso, cada um se fantasia de bicho, assiste a um monólogo
da atriz Clarice Abujamra ou ainda se encanta com o navegador
Amir Klink contando sobre a importância do trabalho em
equipe para a sobrevivência. Vera Lúcia Randi Ferraz,
coordenadora da Diretoria Geral de Administração
(DGA) da Unicamp, lança mão dos recursos mais
inesperados para estimular seus funcionários com seminários
e workshops e deixar evidente que o trabalho administrativo
tem sua face humana. Ela quer dizer adeus ao folclore dos carimbos,
da burocracia que faz subir e descer cópias de documentos
por falta de especificações.
“Queremos
quebrar o estigma pejorativo de que, se é administração
pública, é lenta e ineficiente”. Algumas
á-reas da DGA já podem comemorar este feito. Segundo
a coordenadora, a Unicamp foi o primeiro órgão
público a divulgar suas licitações pela
Internet e executa com pontualidade 100% dos seus pagamentos.
Com a pontualidade nos pagamentos, viabilizada a partir de 1989
– quando as universidades públicas paulistas ganharam
autonomia financeira do Estado –, houve um aumento no número
de participantes em licitações e conseqüente
rebaixamento dos preços. A eficácia nos procedimentos
de importação, com a constante qualificação
do pessoal, levou à redução sensível
nos custos e tempo de aquisição e chegada do produto.
No ano passado, a área de importação da
DGA adquiriu aproximadamente US$ 6 milhões em bens destinados
à pesquisa, posicionando-se como terceiro órgão
em volume de importações amparadas pela lei 8010/90,
em todo o país.
.
----------------------------------------
Divisor
de águas
Para
melhor desempenhar o papel de articulador de ações,
era fundamental na DGA desvincular o aspecto político
do técnico. “A gestão de Hermano Tavares
foi o divisor de águas, que consolidou esta posição”,
diz Vera Randi, mantida na coordenação, assim
como todo o seu quadro funcional, apesar de o reitor ter sido
eleito como candidato da oposição.
Vera
Randi atua na Universidade desde 1967, quando ingressou como
funcionária de carreira na área administrativa.
“Sou anterior à própria estrutura da DGA
e trabalhei com todas as reitorias”. Por mais de duas décadas,
esta foi uma área política, pois seu coordenador
era totalmente ligado ao reitor, e sua atuação,
centralizada. Este perfil, em que área política
e administrativa se confundiam, e em que a DGA ainda não
era um órgão essencialmente técnico, durou
até 1986.
Segundo Vera, foi no mandato de Paulo Renato que se iniciou,
de fato, uma descentralização dos serviços
administrativos e uma gestão igualmente descentralizada
de recursos. “A DGA começou, então, a cumprir
o seu papel técnico, cuja finalidade é organizar,
dirigir, executar e fazer executar o serviço administrativo
da Universidade”. Para a diretora, o foco então
se acertou e passou a ser voltado para as funções
administrativas de conciliar as normas de todas as instâncias
estaduais e federais, que regem a Universidade, com as decisões
da Reitoria.
----------------------------------------
Plano
estratégico
Pela
primeira vez a Universidade possui um Plano Estratégico
Institucional (PEI), iniciado no final do ano 2000 e cuja execução
depende da administração para garantir esse suporte.
A implantação de cursos à noite, por exemplo,
exigiu uma série de providências que foram tomadas
muito antes desses cursos entrarem em funcionamento. Da mesma
forma, a liberação de verbas para prédios
novos significa um impacto em outra série de medidas
para concretizar sua construção, todas tomadas
na alçada dos órgãos administrativos.
“É
a DGA que licita para contratar mão-de-obra e materiais
e precisa estar preparada para atender a demanda. Depois da
fase de construção, vem o mobiliário, o
fluxo de caixa para as despesas e todas as responsabilidades
para que possa funcionar, mas são tarefas invisíveis;
elas só aparecem quando alguma coisa errada acontece”.
Vera
Randi está convencida, após quase 35 anos trabalhando
na administração da Unicamp, que a característica
desta área é aparecer somente na hora da crítica.
Mas, como atividade-meio, é assim mesmo que tem de ser:
“Invisível na maior parte do tempo”.
O
papel da DGA é o de dar suporte administrativo às
áreas de contabilidade, materiais, transportes, marcenaria,
gráfica, patrimônio e finanças em geral.
Apesar de administração pública, comprovou
que é possível ter eficiência e agilidade:
“O objetivo é que esta área administrativa
se transforme em referência, assim como a área
científica e acadêmica da Unicamp já é”,
conclui Vera.
----------------------------------------
Pioneira
na prevenção
Para
que as ações administrativas fiquem cada vez mais
eficientes, a Unicamp acaba de criar a primeira coordenação
de auditoria interna, assumida pelo até então
coordenador associado da DGA, Adauto Bezerra Delgado Filho.
“Trata-se de uma atividade moderna em administração,
com um forte caráter de prevenção e orientação,
uma ponte com as diversas unidades da Unicamp”. O coordenador
acrescenta que está havendo um concurso interno para
formar a primeira equipe de auditores, entre funcionários
das áreas administrativas de toda a Universidade.
A
coordenadora da DGA contabiliza que, em 1989, eram 652 funcionários,
sendo 205 remunerados por funções gerenciais com
as devidas gratificações, mas que esta responsabilidade
só existia no papel; hoje, após a modernização
dos serviços, o quadro lotado na diretoria é de
273, com 31 cargos gerenciais “de fato”. Para Vera,
os fatores que mais contribuíram para esta reversão
foram a informatização, a descentralização
e, de maneira decisiva, o esforço concentrado na formação
técnica, no acompanhamento da saúde e no desenvolvimento
pessoal e gerencial do quadro de profissionais da DGA.
“O
pessoal técnico de administração precisa
enxergar o reflexo do seu trabalho nos bons resultados finais
da Universidade e conquistar a credibilidade dos acadêmicos
ao facilitar a atividade-fim. Para provocar esta verdadeira
revolução na burocracia, não é preciso
dinheiro; as coisas acontecem quando há decisão
política, muita vontade de trabalhar e nenhum medo de
se expor ou até de errar em algumas iniciativas”.
----------------------------------------
Selo
de qualidade
Para
Vera Randi, a organização e rigor no sistema de
cadastro de fornecedores permitiram que hoje o Certificado de
Registro Cadastral, emitido pela Área de Suprimentos
da DGA, seja aceito no Brasil inteiro. “Ganhou credibilidade
perante o conjunto de órgãos públicos,
o que o torna aceito como documento sem restrições”.
A coordenadora acrescenta que as taxas conseguidas para remunerar
as aplicações financeiras da Universidade sempre
estão na média superior do mercado, mesmo diante
da posição de cliente compulsória de algumas
instituições oficiais.
A
política de boas negociações no mercado
e eficiência nos serviços, segundo ela, se reflete
ainda na área de produção própria
da gráfica e da marcenaria. “Livros e móveis
produzidos internamente apresentam qualidade compatível
à do mercado, a custos entre 30% e 50% mais baixos”.
Com a centralização de toda execução
financeira e contábil na DGA, os procedimentos dentro
dos padrões são obedecidos, o que tem permitido
a aprovação regular das contas da Universidade
junto ao Tribunal de Contas.
|
 |
