Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) e Trabalho Colaborativo

Um dos projetos estratégicos implantados em 2017 foi definir uma governança de Tecnologia de Informação na Unicamp vinculada ao nível estratégico da universidade, no caso a Coordenadoria Geral, que pudesse equacionar um conjunto de assuntos que incluísse todos os temas correlatos: infraestrutura, sistemas e comunicação/conectividade. Numa universidade complexa como a Unicamp, esta não era uma tarefa para uma pessoa, ao contrário, precisaria de uma equipe grande, abrangente em termos de perfis, e com capacidade de interação com todos os órgãos e unidades da universidade. Estes pré-requisitos não estavam disponíveis em nenhum dos nossos órgãos. Para além disto, as discussões sobre a reforma da previdência que ocorriam desde 2015 e mais intensamente em 2017, impunham à Unicamp aposentadorias precoces, com crescimento da folha de inativos onerando o orçamento da universidade. Soma-se a esta situação o enorme déficit orçamentário existente, o que impedia tanto a reposição de quadros na mesma taxa das aposentadorias quanto medidas de contenção das despesas com folha. Alterar a governança de TI era, portanto, necessário para dar maior eficiência aos setores administrativos, permitindo que a pressão de demanda por pessoal fosse reduzida pela implantação de processos mais automatizados. Este cenário nos levou a alterar o modelo de governança de TI, o que foi precedido por análise de modelos e de boas práticas exercitadas em outras universidades e em empresas da área.

Figura: Projeto estratégico – Governança de TI. Fonte: Fonte GePlanes/CGU.
Figura: Projeto estratégico – Governança de TI. Fonte: Fonte GePlanes/CGU.

Este modelo levou a uma reestruturação do papel da CTIC, mantendo-se as atribuições do ConTIC, um órgão técnico de apoio à tomada de decisão, continuando sob a coordenação do Diretor Geral do CCUEC. A implantação da CITIC em substituição à CTIC, sob a presidência de um assessor técnico da CGU, permitiu uma maior integração entre o CCUEC, o ConTIC e a CGU, facilitando o trânsito, a comunicação e a resolução de problemas locais em cada um dos órgãos da administração, bem como o acompanhamento dos projetos em curso em cada um deles. Os pilares desta atuação conjunta e colaborativa foram: a transparência, a institucionalidade e a eficiência.

Ao mesmo tempo em que se desenvolvia e se implantava este modelo de governança, a CGU desenvolvia também um novo modelo de gestão estratégica, com base em projetos alinhados ao Planes 2016-2020, com projetos estruturados, o que implicava em terem objeto bem definido, com plano de atividades/ações, com entregas constantes, um coordenador responsável pela execução e pela equipe com responsabilidades bem definidas, com indicadores de progresso, relatórios periódicos, com acompanhamento frequente e com publicação dos resultados. Esta metodologia está consolidada e todos os projetos desenvolvidos ou em desenvolvimento podem ser vistos neste sítio. Os requisitos citados acima são necessários para que um projeto apresente resultados, principalmente nos casos em que a execução esteja na esfera de alcance de um único (ou de poucos) órgão, pois neste caso o dirigente do órgão tem autonomia para tomar decisões. Entretanto, no caso de projetos cuja implantação envolve grande número de órgãos da universidade, estruturada hierarquicamente e com alto grau de liberdade dos dirigentes de cada um deles, os requisitos necessários não são suficientes. Este é o caso dos projetos de TIC que extrapolam os muros do CCUEC, órgão do qual todos dependem, principalmente nos casos que tratam de infraestrutura, comunicação/conectividade e segurança. O papel do coordenador da CITIC é, portanto, de facilitar a interlocução, de compreender a realidade de cada órgão, de encontrar soluções para os problemas locais, complementando as estratégias de implantação dos projetos de amplo alcance liderados pelo CCUEC.

Este texto mostra o sucesso desta estratégia, descrevendo resultados alcançados em alguns dos projetos estratégicos implantados pelo CCUEC, alguns deles com substancial investimento de recursos orçamentários e extraorçamentários, mas todos alcançando resultados tangíveis (melhoria dos serviços, sustentabilidade do quadro de pessoal com poucas reposições, satisfação dos usuários, etc). Em alguns casos houve a necessidade de mudanças na cultura da instituição, ocorreram dificuldades técnicas, em outros casos a implantação foi mais operacional.

O primeiro exemplo que mostramos é o da Centralização da Infraestrutura Computacional de TI dos órgãos da administração (data centers, refrigerações, energia, armazenamento), com a implantação da nuvem computacional da Unicamp. Este projeto foi coordenado no CCUEC por Paulo Sergio de Moraes, e envolveu inúmeras negociações/convencimentos/resistências e dificuldades técnicas e administrativas (incluindo várias aquisições e importações), das quais a CITIC participou intensivamente, principalmente no início do projeto. As figuras a seguir mostram a estrutura do projeto, bem como parte da enorme lista de resultados alcançados. Notar que neste formato de projeto é necessário especificar-se os ganhos esperados, há um cronograma de acompanhamento, e registro das atividades programadas e executadas.

Figura: Projeto Estratégico Centralização da Infraestrutura Computacional. Fonte GePlanes/CGU.
Figura: Projeto Estratégico Centralização da Infraestrutura Computacional. Fonte GePlanes/CGU.
Figura: Projeto Estratégico Centralização da Infraestrutura Computacional. Fonte GePlanes/CGU.
Figura: Projeto Estratégico Centralização da Infraestrutura Computacional. Fonte GePlanes/CGU.

Outros exemplos de projetos de amplo alcance implantados e que seguiram requisitos de melhores práticas corporativas na gestão de TIC e que contaram com uma grande integração CITIC/CGU/CONTIC/CCUEC e todos os órgãos da universidade foram a migração dos e-mails corporativos com a implantação da senha única. Estes dois projetos foram de alta complexidade tecnológica para permitir integrações e validações nos variados sistemas transacionais dos órgãos de negócio, resistências precisaram ser vencidas e para viabilizá-los duas Deliberações da Câmara de Administração, CAD, tiveram que ser baixadas. Esta foi a primeira vez que isto precisou ocorrer no âmbito da universidade, e esta institucionalidade permitiu que os projetos fossem executados. A Deliberação CAD-A-005/2017 de 06/06/2017 estabeleceu as diretrizes para a implementação da senha única em todos os sistemas computacionais corporativos, e a Deliberação CAD-A-005/2018 de 04/09/2018 fixou as “diretrizes para a migração de e-mail corporativo @unicamp.br e subdomínios para uma plataforma única e centralizada”. Ambos os projetos foram executados pelo CCUEC.

Figura: Projeto Estratégico Centralização – Migração e-mail corporativo para G Suite (hoje Google Workspace). Fonte GePlanes/CGU.
Figura: Projeto Estratégico Centralização – Migração e-mail corporativo para G Suite (hoje Google Workspace). Fonte GePlanes/CGU.
Figura: Projeto Estratégico Centralização – autenticação única de sistemas computacionais.  Fonte GePlanes/CGU.
Figura: Projeto Estratégico Centralização – autenticação única de sistemas computacionais.
Fonte GePlanes/CGU.

Comunicado recente do CCUEC mostra a conclusão destes projetos 

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Segundo o relato do CCUEC, “dentre os principais benefícios trazidos por esta solução estão: a centralização da administração de e-mails das unidades e órgãos, a desoneração dos profissionais de TIC das unidades das atividades locais de administração de e-mails, redução de spam, armazenamento ilimitado, além da facilidade de uso das ferramentas colaborativas disponibilizadas pelo CCUEC.”

Todos os 14 centros e núcleos (contagem no âmbito de TI) foram migrados, assim como todos os órgãos administrativos. Notas: i) o Hospital de Clínicas já utilizava Google Workspace; ii) a Editora necessita de serviço casado com seu sistema de e-commerce e seus requisitos não se enquadraram nas características do projeto. As unidades de ensino e pesquisa foram convidadas a participar do esforço: das 24, 19 já migraram, 3 iniciaram o processo, 1 já sinalizou a intenção para futuro próximo e apenas 1 não se manifestou.

Como último exemplo desta atividade articulada CCUEC/CITIC, citamos o projeto Centralização – ampliação da rede WIFI, com início formal em março de 2019, com o objetivo de melhorar substancialmente a qualidade da cobertura wifi nos campi da Unicamp, tanto em velocidade quanto em área de cobertura, melhoria no desempenho, facilitação de acoplamento e transmissão de dados de IoT, gestão dos recursos e planejamento dos investimentos necessários. Este projeto se desdobrou em outros que incluíram a moradia estudantil (implantada em parte) e o Hospital de Clínicas, ambos com investimentos substanciais. 

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Figura: Projeto Estratégico Ampliação da rede WIFI. Fonte GePlanes/CGU.
Figura: Forma de Acompanhamento do projeto de Ampliação da Rede Wifi da Unicamp.  Fonte: CCUEC
Figura: Forma de Acompanhamento do projeto de Ampliação da Rede Wifi da Unicamp.
Fonte: CCUEC

Além de atualizar grande parte dos Access Points—infraestrutura primária da rede wifi---, o projeto incentivou maior adesão das unidades e órgãos à administração centralizada do sistema.  O objetivo era desonerar as unidades e órgãos da tarefa de administração necessária no modelo anteriormente vigente, em que cada unidade/órgão mantinha controlador próprio, controladores esses que por sua vez implicavam em custos de hardware bastante significativos. No novo modelo proposto, foi demonstrada a racionalidade de se manter uma única equipe especializada no assunto (CCUEC), para poder atender a universidade toda, além de se eliminar a necessidade de dezenas de controladores de wifi espalhados pela universidade, consolidando-os em apenas dois de porte adequado e em redundância. O projeto pode ser considerado por encerrado no prazo previsto (últimos APs sendo entregues para instalação), tendo obtido os seguintes resultados. Os dados numéricos deste projeto mostram sua amplitude: Número de APs: expansão imediata de 5%, de 1.535 para 1.617 (com pelo menos 21 APs usadas a serem reaproveitados para futura expansão de cobertura), parcela dos APs atualizada para última geração: 740 (46%), Número de unidades/órgãos atendidos: 49, Número de unidades/órgãos que aderiram à centralização no período: 20, Parcela dos APs com gestão centralizada: 82%, Parcela de unidades/órgãos que aderiram à gestão centralizada: 86%.

Em resumo, o que estes projetos mostram (e há muitos outros descritos no site do CCUEC, em outros órgãos da universidade e no sistema GePlanes) é que a governança de TIC mudou, está permitindo uma articulação horizontal entre os múltiplos órgãos da universidade, e uma articulação vertical com o nível estratégico da gestão universitária, aumentando a visibilidade dos projetos executados por meio dos resultados alcançados. São muitos colaboradores envolvidos, equipes de todos os órgãos participam e ajudam a viabilizar os projetos e com isto um substancial avanço pode ser obtido rumo a uma universidade mais virtual, mostrando que o modelo é adequado e está consolidado.

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Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) e Trabalho Colaborativo
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