Simplifica promove soluções colaborativas para a desburocratização

A visão de que a administração pública deve estar indexada à excelência está pautada de modo claro e objetivo no Planejamento Estratégico 2016-2020 da Unicamp. Segundo a Professora Doutora Teresa Dib Zambon Atvars, Coordenadora Geral da Universidade, esta proposição foi objeto de detalhamento em muitos tópicos do programa da atual gestão: "Desburocratizar sempre nos pareceu essencial, e para fazê-lo de modo organizado e consistente, a CGU atua com reformas normativas desde o início da gestão. Percebemos, entretanto, que a criação do Programa Desburocratize pela CGU não bastava, porque o objetivo de desburocratização precisa ser institucional e sistêmico, exigindo, para tanto, a participação da comunidade".

A Professora Teresa Atvars ressalta que, nesse sentido, o engajamento da comunidade dependeria de alguns outros fatores, como um bom canal que viabilizasse a apresentação de demandas: "Mais importante que isso, a comunidade precisaria acreditar que a burocracia é desnecessária, incomoda e prejudica a eficiência da gestão. Assim, engajar a comunidade por meio do Canal Simplifica foi o meio pelo qual buscamos ouvir e atender as demandas da comunidade. Agora damos mais um passo, que é o de ganhar a credibilidade necessária para que a nova cultura seja efetivada na Universidade, dando publicidade aos resultados.

É inequívoco que, apesar de o canal ser recente e de estarmos em meio a uma pandemia que nos assola, temos resultados a apresentar, demonstrando ser possível reduzir a burocracia desnecessária para caminharmos na direção da excelência na gestão pública. Mas nada disso teria sido possível sem o trabalho voluntário das pessoas que, com criatividade, anseio pela mudança e competência profissional, puseram a "mão na massa", como se diz coloquialmente. Esse time é o do Programa Desburocratize e o de todos que já se engajaram fazendo propostas", conclui.

Lançado em maio de 2020, o canal Simplifica é hoje uma importante ferramenta institucional para a desburocratização na Unicamp. O Simplifica tem como diretriz a inclusão dos servidores na iniciativa de repensar os procedimentos de trabalho, sendo mais um dos elos de ligação entre as inovações no setor público e a cultura organizacional da Unicamp. Disponível on-line na página da Coordenadoria Geral da Universidade, tem recebido várias contribuições de profissionais que, a partir de inquietações sobre excessos de burocracia, propõem alternativas para a otimização das atividades. Os resultados, portanto, são frutos de uma mudança cultural na Unicamp, que tem como característica primordial a transversalidade das ações para a mudança.

Segundo Rafaela Basso (profissional do setor de arquivo permanente do SIARQ): "O canal surgiu de discussões da equipe Cultura do Programa Desburocratize, que buscaram pensar estratégias que conseguissem identificar os entraves nos processos de trabalho. Ao mesmo tempo a ideia era valorizar as experiências prévias, bem como dar voz à comunidade, tendo em vista que muitas das reclamações em relação à cultura institucional tinham a ver com a tomada verticalizada de decisões, que não levavam em consideração a realidade do trabalho feito nos mais diversos segmentos da Universidade". Ione Pereira de Souza (assistente técnica de unidade no COTUCA) ressalta, nesse mesmo sentido, que o canal veio atender a uma demanda dos servidores: "Os servidores precisam de um canal único através do qual possam se manifestar sobre procedimentos adotados para execução das tarefas. Muitos deles se aposentam, novos ingressam, outros se aprimoram, enfim, há muita renovação diária, mas muitas vezes os processos permanecem os mesmos. Dessa forma, o Simplifica vem para contribuir para a renovação".

Giovana Vergínia de Souza (assistente técnica de Pós-Graduação na Faculdade de Educação Física) destaca a importância do trabalho realizado com base nas contribuições dos servidores como ponto fundamental para o sucesso do Programa: "Desde o começo nossa preocupação foi promover ações que demonstrem à comunidade que o Desburocratize não seria um grupo de trabalho a ficar somente no campo teórico, mas que resultaria em ações a impactar rotinas de trabalho. Nosso grande esforço é para que as pessoas conhecedoras do fluxo da Universidade acreditem no Programa e nos envie sugestões para trabalharmos pela implementação de melhorias". Luciano Mucini (técnico administrativo da Faculdade de Educação) também ressalta a participação dos profissionais que conhecem as rotinas administrativas e salienta, ademais, a promoção de uma cultura participativa na Unicamp: "O Canal Simplifica, apesar de novo, teve uma receptividade considerável na Instituição, justamente porque ele foi pensado por quem está dentro do processo. Ao ser idealizado por um grupo eclético, que integra um projeto ainda mais diversificado como o Desburocratize, ele tem muito a contribuir para alcançar mais pessoas e mostrar que elas também podem colaborar para uma Unicamp mais participativa e humanizada".

As iniciativas da equipe Cultura do Desburocratize, propositora do canal Simplifica, incluem também a adoção da agenda positiva, por meio da qual se estabelece uma comunicação com a comunidade interna e externa. Assim, estão sendo trabalhadas peças e "pílulas do conhecimento" que têm como objetivo apresentar os resultados alcançados pelo Programa e as demandas recebidas, processadas e efetivadas via Simplifica, além de difundir o conhecimento sobre desburocratização. "A criação de uma cultura de respostas ágeis, eficiente, sem repetição de documentos e dados, atendendo ao solicitante/usuário do processo com precisão é um desafio enorme! Creio que as divulgações que iniciamos neste ano foram fundamentais para o início da mudança, ao exemplificar para as pessoas quais e como determinados processos podem ser repensados no dia a dia", comenta Matheus Marcheti, assistente técnico da Escola de Educação Corporativa da Unicamp e líder da equipe Cultura.

As ações da equipe tiveram como base o treinamento em Design Thinking, método que busca a resolução de problemas de forma criativa. As etapas do treinamento resumiram-se a: empatia (com a devida promoção da escuta das experiências e necessidades dos usuários); definição (reunião de registros e priorização dos que possibilitaram a percepção de padrões); ideação (proposição de soluções); prototipação (reunião de ideias e provas de eficácia); e teste (etapa final, de aplicação dos resultados).

Luciano Mucini ressalta a importância da metodologia: "A experiência com o treinamento fez a diferença, porque foi fundamental para a equipe perceber que as soluções deveriam valorizar e atender as necessidades dos usuários. Utilizando-se de empatia e intuição, conseguimos imergir e vivenciar experiências, observando comportamentos no contexto. Isso possibilitou vislumbrarmos e apresentarmos, colaborativamente, ideias criativas". Já Matheus Marcheti aponta os benefícios do treinamento para o tratamento de situações inesperadas: "Pudemos ouvir pessoas e encontrar inquietações que não esperávamos, percebendo, com isso, que as ideias do dia a dia não seriam suficientes para dar conta dos problemas. Como equipe de Cultura, pensamos em muitas possíveis soluções para os problemas, mas, usando a sistemática do DT e fazendo os protótipos, vimos que as resposta não eram, até então, equivalentes com a demanda. Nessa hora tivemos que partir para o inesperado, deixando cartilhas, conceitos e respostas preestabelecidas, a fim de buscar a solução na criatividade".

Em seis meses no ar, o Simplifica já recebeu cerca de quarenta manifestações, processadas com o apoio imprescindível da Profa. Dra. Milena Pavan Serafim e de Eloisa Caldeira Durães. Algumas manifestações já foram convertidas em soluções, implementadas com amparos normativos da Instituição. Destas, podemos destacar:

  • a possibilidade da certificação de presença pelo presidente da comissão examinadora, em defesas de dissertações e teses realizadas por videoconferências. Disponível em: http://www3.prpg.gr.unicamp.br/arqpdfnormas/infprpg002_2020.pdf;

  • A homologação da eleição dos membros da congregação, que antes era de responsabilidade do CONSU, agora o é da CAD. Para as unidades, essa alteração agiliza o dia a dia, visto que a CAD tem reunião mensal, enquanto o CONSU a realiza de forma bimestral. Acesse: http://www.pg.unicamp.br/mostra_norma.php?consolidada=S&id_norma=5092

  • Implantação das funcionalidades documentos recentes e favoritos na tela inicial do SIGAD;

  • Retirada da exigência de RG para solicitação do auxílio funeral nos procedimentos da DGRH;

  • Envio da cópia digitalizada da certidão de nascimento por e-mail ao invés da exigência de autenticação em cartório para requerimento da licença maternidade e paternidade;

  • Revisão e simplificação da deliberação Consu que dispõe sobre as normas de realização de concursos para o Título de Livre Docente;

  • Contratação de uma ferramenta para assinatura de membros externos à Unicamp, que em um primeiro momento reduzirá a tramitação de 15.000 documentos físicos entre Extecamp, SAE e Concursos DGRH, com um custo inferior à R$2.000/ano.

Participam da equipe Cultura do programa Desburocratize os profissionais Matheus Marcheti (Educorp), Enzo Gomes Beato (FCA), Giovana Vergínia de Souza (FEF), Ione Pereira de Souza (COTUCA), Luciano Mucini (FE), Newton Prado (DGA) e Rafaela Basso (SIARQ).

Imagem de capa

várias pastas com documentos
O Simplifica tem como diretriz a inclusão dos servidores na iniciativa de repensar os procedimentos de trabalho