Da desburocratização à inovação na gestão pública da Unicamp

As indagações sobre o propósito, efetividade e a qualidade dos serviços públicos estão recorrentemente pautadas em várias discussões contemporâneas do próprio estado e até mesmo do senso comum. A gestão pública é um assunto complexo, com argumentações muitas vezes subjetivas, outras populistas e em muitos casos com uma ênfase equivocada de que a qualidade dos serviços depende apenas dos servidores públicos. E nestas ênfases equivocadas, a reforma administrativa é pautada sem embasamento técnico adequado, sem uma análise profunda sobre suas consequências, em geral, desastrosas. Por isso, discutir a qualidade dos serviços públicos deve ser pauta permanente em todo órgão público, tendo como base não uma reforma administrativa atabalhoada (e que se inicia mantendo privilégios para uns poucos) mas tendo por base a necessidade de qualificar os serviços, não de reduzir a prestação dos mesmos.

Sempre há o que melhorar. E se há um descontentamento com os serviços prestados os gestores públicos devem atuar, decisivamente, na requalificação dos mesmos, e há inúmeros exemplos que mostram avanços que administração pública vem obtendo através de projetos de modernização baseados no princípio da eficiência, da transparência, da accountabiltiy, da publicidade e da impessoalidade. E se há muito por fazer, não podemos ignorar os avanços que já ocorreram, mesmo em situações extremamente adversas.

Na Unicamp não é diferente. É uma instituição pública renomada, reconhecida entre as melhores do mundo, com cursos de graduação, pós-graduação e extensão entre os mais bem avaliados do país, e que busca qualificar a gestão universitária para melhorar sua eficiência dando agilidade aos seus processos de trabalho e buscando satisfazer as expectativas dos usuários. “E, em não sendo diferente, avançou em muitos aspectos e precisa melhorar em outros”, pontua a coordenadora-geral da Universidade, professora Teresa Dib Zambon Atvars

Ao buscar a melhora da gestão da Universidade, a CGU criou o programa Desburocratize, que completou um ano em agosto. Para que a data não passasse despercebida, a liderança do programa organizou um webinário comemorativo. Para quem ainda não conhece, a equipe do programa é composto por 60 profissionais que de forma colaborativa foram responsáveis pela criação do canal Simplifica e atuaram na elaboração da proposta de Deliberação CAD-A-001/2020 que institui dispositivos permanentes sobre a simplificação de processos e procedimentos administrativos, na Deliberação CAD-A-002/2020 que dispõe sobre a realização de reuniões e assembleias da Unicamp a distância e a votação via sistema eletrônico, na adesão ao Inovagov e demais produtos

Parte da Equipe do Desburocratiza durante treinamento Design Thinking
Parte da Equipe do Desburocratiza durante treinamento Design Thinking

Mais do que desburocratizar, o programa objetiva um horizonte que almeja a Excelência da Gestão na Unicamp, numa forma participativa de interferência na forma de gestão por meio de um processo bottom-up, ou seja, propostas da comunidade que são levadas aos órgãos deliberativos, colegiados, e passam a fazer parte das normas e regulamentos institucionais. Saem da teoria para a prática. Para isso, a Unicamp institucionalizou juntamente com o Programa Desburocratize o Laboratório de Inovação no Setor Público da Unicamp (Lab.GESTA), que busca ser um espaço de experimentação de diagnósticos e soluções ágeis para os serviços da Unicamp.

Webinário comemorativo

O tema escolhido para o webinário, ocorrido em 17 de agosto, foi “Desafios dos Laboratórios de Inovação no Setor Público”. Para tratar do assunto, teve palestras do professor Pedro Cavalcante, pesquisador do IPEA, e de Lígia Maria Lopes Reis, coordenadora de Estratégia e Inovação Institucional da Escola Superior do Ministério Público da União. A abertura foi feita pela professora  Milena Pavan Serafim com mediação de Ana Paula Montagner.

Milena abriu o webinário recordando os avanços e aprendizados deste um ano de programa e expondo o desafio de estreitar os laços entre o mundo acadêmico e o administrativo via o LAB-Gesta. “Estamos fazendo história, uma história humilde, mas com muitos acertos. Passos pequenos, mas assertivos no sentido de institucionalizar espaços sistemáticos de reflexão sobre nossa própria ação, como trampolim inicial para propor melhorias no âmbito do Programa desburocratize e do LabGesta. Este último podendo ter suas expectativas compartilhadas neste link: https://forms.gle/9uFHET51aCLYcAy26

Pedro Cavalcante, em sua apresentação, conceituou os laboratórios de inovação. Segundo ele, são organizações, unidades e equipes, formalizadas ou não, voltadas ao emprego de técnicas de inovação para melhoria de processos, serviços organizacionais e políticas públicas; com atuação em rede, experimentação (tentativa-erro) e aplicação de métodos em prol da cultura de inovação na gestão e na política pública.

O professor do Ipea explicou que há décadas as organizações têm escritórios de melhorias de processos e projetos, no entanto, a grande diferença do laboratório de inovação é o fato de os atores incorporarem novos métodos e não se apegarem a um método em específico. Ele citou métodos como: design thinking, benchmarking, inovação aberta, transformação digital, gamificação, crowdsourcing, behavioral insights, métodos ágeis e outros. “A inovação nasce de uma combinação de métodos, dentro de uma lógica de experimentação muito mais que uma vinculação com uma única metodologia, como usado no passado com metodologias de melhorias de processos, por exemplo, que também são válidas”, pontua Pedro.

Pedro, autor do livro Inovação e políticas públicas: superando o mito da ideiacompartilhou que, as organizações mais capazes são aquelas dispostas a aprender, gerar conhecimento e disseminar conhecimento e diz que aquela visão antiga de “vou contratar alguém que irá resolver os meus problemas” não é condizente com o propósito dos laboratórios de inovação que buscam métodos inovadores, colaborativos, focados na co-produção e sobretudo na relação empática, entre os atores e o usuário.

Lígia Reis apresentou um caso de sucesso, o InovaEscola - Laboratório de Transformação da Escola Superior do Ministério Público da União. Explicou que o laboratório não deve existir por si, precisa cumprir uma missão e um ciclo de vida. No caso do InovaEscola, ele foi criado para fomentar o amadurecimento e a consolidação da cultura de inovação. “A melhoria do sistema jurídico e suas práticas é uma necessidade premente em todo o mundo. No âmbito do Ministério Público, o cenário brasileiro cada vez mais complexo, marcado pelo surgimento acelerado de novas tecnologias e formas de interação social, exige que a instituição crie e reformule, quase que diariamente, as suas ferramentas e estratégias de atuação”, esclareceu Lígia sobre o porquê de inovar no MP.

Ana Paula Montagner, administradora atuante na PRDU, líder da equipe de normativos de ensino, pesquisa e extensão do Desburocratize e mediadora do webinário, disse que a principal mensagem que o webinário deixou foi o papel estratégico das pessoas no processo de inovação, e que colocar o novo em ação pode se dar com pequenas mudanças graduais.

Assista à gravação do webinário

Confira o depoimento de alguns participantes do webinário

Ione Pereira de Souza, assistente técnico do COTUCA

Acredito que são muitos os ganhos da institucionalização de um laboratório de gestão pública para a Unicamp, principalmente como um espaço para repensar o como fazer. Nos
colégios técnicos, onde a burocracia faz parte do cotidiano, é necessário um espaço para sair do senso comum, do ‘sempre foi assim’, um espaço para inovar, não no sentido de tudo o que já foi feito não estava bom, mas no sentido vamos aprender com o que já fizemos e tentar tornar o fluxo do fazer mais eficiente”.

Maria Regina Donadon, profissional da CVD, Secretaria Geral

“Inovar é apresentar algo novo, é criar caminhos, e utilizar estratégias que aprimorem, por exemplo, os processos administrativos, visando a diminuição das barreiras burocráticas, bem como a melhora resultante da mudança, aperfeiçoando a eficiência, reduzindo custos e agilizando processos”.

Newton de Almeida Prado Junior, profissional da DGA,

Os laboratórios de inovação precisam estar alinhados àquilo que os usuários dos serviços esperam daquela organização. No contexto atual, marcado por incertezas econômicas e grande pressão social por maior cuidado com o gasto público, eles são essenciais, pois aceleram a velocidade e aumentam o número de respostas que o setor público é capaz de fornecer frente as mudanças e demandas existentes. Escritórios de processos e projetos com os laboratórios de inovação são atuações diferentes, porém complementares. Os escritórios de processos são importantes em dois momentos distintos: ajudam a construir um ambiente onde há estabilidade e padronização das atividades desenvolvidas que é essencial para que a inovação apareça; e também auxiliam na consolidação das inovações desenvolvidas, tornando-as replicáveis”.

Luiz Fernando Hirayama, profissional de administração do IC

“Tenho acompanhado com interesse já há algum tempo os cards informativos do Desburocratize enviados às listas de e-mail da Unicamp. Recentemente, me chamou a atenção a publicação da Deliberação CAD-A-001/2020, que traz o necessário respaldo normativo à simplificação de procedimentos. Imediatamente, sugeri o tema para a pauta da reunião semanal de gestores que temos feito. Paralelamente, enviei uma sugestão de simplificação à equipe do Desburocratize e, no retorno, recebi da Eloisa um resumo das ações realizadas pelo programa e também um convite para o webinário. Como acho fundamental que nós, servidores de unidades de ensino e pesquisa, busquemos conhecer e nos integrar a iniciativas da Administração Central, repassei o convite aos colegas”.

Soraia Buchignani Calonego, profissional de pesquisa, do IC

O Luiz anteriormente ao webinário lançou o tema na comunidade e imediatamente a diretoria apoiou e incentivou a participação dos funcionários do IC. Só teremos a ganhar em termos de eficiência e racionalização do trabalho. Diversos dos processos de uma unidade de ensino, senão a maior parte deles, se reproduzem nas outras. É imprescindível que tenhamos ações institucionais coordenadas pela Administração Central -- como deve ser um laboratório de inovação. Enxergamos dois desafios principais. O primeiro é decorrente da estrutura centralizada das unidades. Os servidores envolvidos nos projetos deverão conciliar suas atividades no seu local de trabalho com a participação e engajamento em projetos estratégicos centralizados. O segundo é a cultura administrativa da Unicamp, na qual, no nosso entendimento, as decisões ainda são muito verticalizadas. Neste sentido, uma nova cultura de inovação dependerá de um maior protagonismo e autonomia dos servidores Paepe”.