Deliberação CAD-A 02/2020 regula assembleias, reuniões e votações à distância

A Unicamp aprovou no dia 11 de agosto a Deliberação CAD-A-02/2020que estabelece diretrizes para a realização de reuniões e assembleias semipresenciais e digitais, além de votações via sistema eletrônico. São condições indispensáveis à realização desses eventos a segurança, transparência, garantia do direito de participação e de manifestação. A Deliberação aprimora a adoção de soluções tecnológicas que tenham como objetivo a simplificação dos procedimentos de trabalho na Universidade.

A CAD-A-02/2020 foi elaborada pela equipe de normativos EPE do Desburocratize. A equipe é formada por Ana Paula Montagner (PRDU), Ana Claúdia Ceccato (FOP), Bruna Mara Wargas (PRG-SAE), Érika da Silva Campos (IB), Guilherme Capovila (FEnf), Luciana Rodrigues (FE), Marcelo Eduardo Caruso (FEF) e Newton Prado (DGA).

Depoimentos CGU

Coordenadora geral da Universidade, professora Teresa Dib Zambon Atvars - “A pandemia produziu disrupturas nas nossas vidas pessoais e profissionais. Nunca poderíamos imaginar que ficaríamos meses em atividades remotas numa universidade dinâmica e efervescente como é a Unicamp. Adaptar-se rapidamente não foi uma opção, foi uma necessidade e este é um processo no qual ainda estamos imersos. Está servindo para testarmos novas formas de fazer as coisas e as reuniões remotas são uma delas. E nestes processos há perdas e ganhos. As reuniões virtuais são, na minha visão, um ganho pois permite que a vida institucional continue e estamos, nesta condição de isolamento imposta pela pandemia, aprendemos a operacionalizá-las, tornando-as mais objetivas e diretas e encurtando distâncias. Por exemplo, nosso pessoal de Limeira e Piracicaba não precisa mais dos traslados, tornando mais prático o contato com o campus de Barão Geraldo. Menos viagens, menos tempo na estrada, menos despesas que agregam pouco valor às atividades acadêmicas. E, pelo menos no âmbito da CGU o contato ficou mais efetivo. Mudanças que vieram para ficar”.

 

Assessora de Gestão Estatégica CGU, professora Milena Pavan Serafim - "Fica evidente que a realização de reuniões virtuais não só se tornou possível, mas desejável. A Unicamp possui outros dois campi. Muitos servidores das Unidades de Limeira e Piracicaba precisavam sistematicamente se deslocar para reuniões, por exemplo, trazendo custo direto e indireto. Agora com a normativa e com as condições necessárias, algumas reuniões independentemente da situação de pandemia podem continuar sendo virtuais. Isso não quer dizer que as reuniões presenciais serão preteridas. Pelo contrário, temos que garantir que o espaço presencial de reflexão e de construção coletiva do pensamento estratégico da instituição e dos atos públicos sejam preservados. O que temos que otimizar são as reuniões que, claramente, o esforço de deslocamento é maior que o assunto/resultado da reunião. Parabenizo toda a equipe!" 

Eloisa Caldeira Durães (Desburocratização e Processos da CGU) - Toda mudança acarreta riscos e enfrenta resistências, no entanto por meio de uma abordagem colaborativa, focada em regulamentar uma prática bastante usada nesse período de pandemia, a equipe estudou os riscos e minimizou as resistências ao aproveitar uma janela de oportunidade. Este trabalho não foi uma ação isolada, houve um aporte metodológico que subsidiou cada passo e também um alinhamento com a alta administração e com outra equipe do programa, a de inovação, liderada por Rafael Reatti (FCF) que compartilhou os feedbacks positivos da ação de massificação e capacitação de reuniões virtuais. Indubitavelmente este trabalho já é e será ainda mais útil a toda comunidade interna da Unicamp. Parabéns a esta equipe pela dedicação e principalmente pela resiliência”. 

Luciana Rodrigues (Coordenadora Técnica de Unidade/ Faculdade de Educação) - "A suspensão das atividades presenciais tornou inadiável a elaboração de uma diretriz para reuniões virtuais. Observou-se que durante o período surgiram dúvidas sobre procedimentos formais a serem estabelecidos. Daí a necessidade de pensar uma deliberação que fornecesse subsídios para os gestores e responsáveis pela organização das reuniões".

Ana Paula Montagner (líder da equipe Normativos EPE e profissional da PRDU) - "A elaboração da proposta precisou contar com a expertise de cada integrante do grupo, o que foi muito benéfico, já que são profundos conhecedores das práticas adotadas na Universidade e de sua cultura organizacional. A legislação busca garantir o anonimato dos votantes nos casos previstos e a necessária adoção de sistema tecnológico acessível, que garanta segurança e transparência. Também discutimos a importância de estabelecer o acesso a uma assembleia ou reunião através do e-mail institucional (@unicamp.br), exceto para a participação de membros externos à Universidade".

Guilherme Gonçalves Capovilla (Coordenador Técnico de Unidade/ Faculdade de Enfermagem - Unicamp) - "A CAD-A-02/2020 é um marco regulatório na Unicamp. A Deliberação permite que uma enorme demanda seja sanada de forma simples, objetiva e flexível. Há muito tempo todos os membros da comunidade ansiavam por uma regulação do uso das reuniões virtuais, devido a problemas como falta de quórum para as reuniões formais, a dificuldade de alinhar agendas etc.". A expectativa é de que este seja mais um passo no sentido de adotar novos procedimentos de racionalização das atividades.

Bruna S. Wargas (Supervisora da área de administração e de finanças/ PRG-SAE) - "A situação atual proporcionará novas formas de organização do trabalho, acelerando processos de inovação. Acredito que a regulamentação desse tipo de atividade abre o caminho para que outros processos possam ser repensados, com vistas à simplificação dos trâmites e à migração para fluxos digitais".

Depoimentos da equipe que elaborou a Deliberação

Marcelo Eduardo Caruso (Responsável pela Secretaria de Departamentos/ Faculdade de Educação Física): "O Desburocratize trouxe um novo ânimo para mim. O Programa representa a oportunidade de pensar de maneira diferente, buscando novos resultados. É a possibilidade de contribuir na busca de rotinas mais objetivas e rápidas, dentro das normas."

Luciana Rodrigues (Coordenadora Técnica de Unidade/ Faculdade de Educação): "O Desburocratize reúne profissionais das mais diversas áreas da Universidade. Em outro contexto, dificilmente teríamos a oportunidade de termos essa troca tão rica de ideias e conhecimento. Somos um grupo comprometido com a Universidade e que a enxerga de modo não segmentado, entendendo sua importância para a sociedade."

Érika da Silva Campos (Supervisora de Seção/ Instituto de Biologia): "Sempre ouvi que a UNICAMP tem excelência nos seus três pilares: ensino, pesquisa e extensão. Mas sempre ouvi também que alguns de seus processos são disfuncionais. Isso sempre me incomodou, e vi a participação no Desburocratize como uma chance de atuar para trazer melhorias a esses processos, agregando valor ao nosso trabalho e gerando eficiência para a Universidade. Com o Desburocratize podemos trazer excelência para um quarto pilar da UNICAMP, a Administração."

Ana Paula Montagner (Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário): "Tenho uma identidade com o Desburocratize. Com tantos anos de experiência no serviço público, vivenciei mudanças de paradigmas especialmente quanto ao enxugamento dos quadros funcionais, que vem provocando a modernização da gestão pública e tornando imprescindível repensar nossas rotinas de trabalho. O Desburocratize é um espaço que permite a somatória de experiências, a construção de forma colaborativa e transversal."

Ana Claudia Ceccato (Coordenadora Técnica/ Faculdade de Odontologia de Piracicaba): "A pandemia deixou evidente o antigo anseio de normatizar as reuniões virtuais. O que a CAD-A-02/2020 fez foi estabelecer normas de padronização para regulamentar esse procedimento formal de maneira simples e descomplicada. Minha equipe dentro do Desburocratize é estimulante, cheia de brilho nos olhos e ansiosa por quebrar paradigmas de conceitos obsoletos. Otimizar trabalho e recursos humanos é empregar toda a energia em algo que realmente faz a diferença. Me motiva ver o amor dessa equipe no trabalho para construir uma nova realidade que já é anseio de uma nova sociedade – moderna e pró-ativa."