Um novo sistema para a gestão de documentos começa a operar na Unicamp até o fim de julho. O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad) irá substituir o chamado Sistema de Protocolo, em operação desde 1993. Com o Sigad, que é coordenado pelo Sistema de Arquivos da Unicamp (Siarq), com apoio da Coordenadoria Geral da Universidade (CGU), espera-se otimizar e facilitar o trabalho de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos de natureza administrativa e acadêmica, para mais de mil usuários cadastrados.  

Atualmente o Sistema de Protocolo é utilizado para o controle de cerca de 40 mil novas pastas de processos que circulam pelas unidades.  Cada pasta representa uma ação, atividade ou decisão tomada na universidade, seja um convênio firmado, a compra de um equipamento importado, uma decisão do Conselho Universitário. “Por enquanto ainda precisamos do malote, mas à medida que os processos sejam eletrônicos e que sua autenticidade seja garantida, a tendência é fazer tudo no ambiente digital”, afirmou a diretora do Siarq, Neire do Rossio Martins.

O novo sistema, além de mais moderno e com interface “mais amigável”, pode ser acessado pela internet e permitirá a leitura de código de barras para a identificação de documentos. Outra vantagem é a possibilidade de fazer tramitações em lotes, evitando assim a digitação dos códigos de cada documento.

O Sigad vai servir, sobretudo, como uma ferramenta de informação gerencial. "Como é web será possível fazer pesquisas por tipo de documento, data e providências e dessa forma fazer o gerenciamento das ações da unidade. O sistema deverá servir também para o administrador ter suas estatísticas e monitorar suas ações” salientou Neire.

Para aprender a operar o novo sistema os usuários estão passando por treinamento. Os cursos ocorrem em laboratórios de informática (para um representante de cada unidade que deverá atuar como facilitador) ou no auditório do Centro de Convenções. O projeto do Sigad estava previsto no Planejamento Estratégico da Unicamp (Planes).

“Chegamos agora ao momento em que, concluído o projeto, é necessário treinar os usuários para que façam o melhor uso possível dessa nova e moderna ferramenta. Trata-se, sem dúvida, de um marco importante na gestão da Unicamp, que passa a contar com um sistema moderno e de fácil uso, capaz de fazer a gestão de grandes volumes documentais de maneira ágil e descentralizada, ao mesmo tempo que assegura sua autenticidade, integridade e preservação. A equipe do Siarq está de parabéns pelo excelente resultado alcançado”, afirmou o reitor em exercício e coordenador da CGU, Álvaro Crosta.

No arquivo da seção de protocolo do Hospital de Clínicas, para se ter uma ideia, são mais de 15 mil processos registrados.  Apenas em 2014 foram requisitados por outras unidades quase 5.300 processos. O volume de trabalho não irá mudar, acredita o supervisor João Roberto Tacco, no entanto a expectativa é muito grande. “Estamos muito entusiasmados mesmo porque vai melhorar muito. Hoje para se fazer o encaminhamento dos processos é necessário conhecer bem os caminhos do sistema. Com o Sigad os procedimentos são bem mais fáceis. Possíveis erros serão minimizados”.